Tidsstyringsmetoder lar deg arbeide mer effektivt – her finner du fire metoder som gir rytme til arbeidsdagen

Vandrer dine tanker hit og dit? Når arbeidsdagen bare går til brannslukking får man ikke roet ned sine tanker kun ved å knipse med fingrene. Hvis oppgavelisten bare blir lengre og lengre og det myldrer inne i hodet, kan det gå utover effektiviteten.

Selv om hastesaker får høyest prioritert, er det viktig å reservere tid på arbeidsdagen også for store prosjekter, tenking og intensivt individuelt arbeid. I tillegg til tidsstyring fins det ulike verktøy for å gjøre arbeidet mer effektivt. 

Vi ble kjent med fire populære verktøy som hjelper til å holde fokus og skape en struktur som gir rytme til arbeidsdagene.

10-minuttersregel – når det er vanskelig å ta tak i store arbeidsoppgaver

Den første regelen passer spesielt for de som multitasker eller er mye underveis – og til morgenfuglene. Konsentrer deg i begynnelsen av arbeidsdagen i ti minutter om den oppgaven som er fremst i tankene dine og som burde igangsettes først. Noen ganger kjennes det som at tiden aldri tar slutt, andre ganger blir man inspirert å fortsette med oppgaven enda lenger. Selv om det er vanskelig en tidlig morgenstund, har man begynt med en viktig oppgave.

Det viktigste i regelen er å sette konsetrasjonsstunden på ti minutter helt i begynnelsen på dagen. Ikke ta en titt på to-do-listen, les ikke e-posten først, men konsentrer deg om oppgaven som du tenker på akkurat på den dagen. 

Pomodoro-teknikk – når du vil arbeide effektivt

Pomodoro hjelper i tidsstyringen og øker effektiviteten. Den passer som verktøy når listen på og prioriteringen av arbeidsoppgaver allerede er under kontroll.

I pomodoro-metoden konsentrerer man seg om den valgte arbeidsoppgaven uavbrutt for 25 minutter, og deretter har man en pause på fem minutter. Etter fire arbeidsøkter på 25 minutter har man en lengre hvilepause, for eksempel kaffe- eller lunsjpause.

Til å begynne med krever pomodoro-teknikken disiplin fordi arbeidet ikke skal avbrytes. Steng derfor alle overflødige faner på nettleseren og skru telefonen på lydløs. For timingen av arbeidsperioden og pauser kan du anvende en vekkerklokke eller gratis tilgjengelige nedtellere.

Hvis du vil så kan du lage en liste over de 25-minutters arbeidsøktene som du har fullført og navngi dem etter utførte oppgaver. Når du har en tydelig liste over dagens arbeid foran deg, føles arbeidet effektivt og motiverende. I begynnelsen kan teknikken tas i bruk for eksempel i større oppgaver som krever konsentrasjon.

1–3–5-metode – støtte for oppgaveprioritering

Hvis din gjøremålsliste fylles av små oppgaver som alle haster, kreves det prioriteringsevne for å ta styring. 1–3–5-metoden er et mangesidig verktøy for å kontrollere dagens gjøremål. 

Dagen begynner alltid med at man velger én stor og viktig oppgave, tre mellomstore og fem små oppgaver for dagen. Disse oppgavene skal fullføres i løpet av dagen.

Hvis småoppgavene er flere enn fem, må en del av dem delegeres til andre eller flyttes til senere. Deretter blir dagens løp planlagt slik at de mest effektive timene reserveres til den store oppgaven. Med denne metoden gjør du hver dag fremskritt med et større prosjekt, som i det lange løpet ofte er det viktigste. Når det går fremover med de viktigste prosjektene er det lettere å bli oppglødd av arbeidet.

Du kan godt kombinere dette verktøyet med for eksempel Pomodoro-metoden: reserver fire pomodoro-økter om dagen for å arbeide med oppgave nummer én.

Eisenhower-matrise – når relevansen av arbeidsoppgavene vurderes nøye

Eisenhower-matrise er basert på prioritering av arbeidsoppgaver og vurdering av deres relevans. I begynnelsen av dagen eller uken blir alle oppgavene delt i fire kategorier i matrisen:

Matrisen kan være til hjelp for eksempel når det kjennes at to-do-listen fylles med uvesentlige oppgaver, eller hvis du pleier å ta for deg også av andres oppgaver. Ved å kategorisere arbeidsoppgaver lærer du å plukke frem de oppgavene som er virkelig viktige – og fjerne resten.

Når oppgavene er fordelt i matrisen, er det tid for å velge hvilke jobber som skal vektlegges. Oppgavene i kategori 1 burde ta mesteparten av din tid: de viktige hastesakene blir ofte gjennomført helt i begynnelsen. Det er også viktig å reservere tid i løpet av dagen for oppgaver i kategori 2. Disse er de mest relevante sakene i det lange løpet. Oppgaver som havnet i den siste kategorien burde man ikke bruke noe tid på.

Når verktøyene for konsentrasjon er i orden, kan du satse på ytre arbeidsro.

For at arbeidet skal bli mer effektivt bør kanskje både arbeidsmetodene og arbeidsmiljøet oppdateres litt.  Selv om man behersker metodene for effektivt arbeid er det ikke mulig å utføre krevende tenkearbeid dersom støy og visuelle inntrykk stadig avbryter arbeidsroen. Med andre ord må arbeidsmiljøet gjøre det mulig å konsentrere seg uten forstyrrelser. Stillerom danner soner som støtter ulike behov i kontoret og skaper arbeidsro også i et stort åpent rom.