TILBAKETREKNINGSROM FORBEDRER ARBEIDSRO OG SKAPER RAMMER FOR SUKSESS I ARBEIDET

STØYET FORSTYRRER, KONSENTRASJONEN SVEKKES, MAN BLIR UROLIG – HØRES DET KJENT?

Det jobbes med en skriveoppgave som haster, og klokka tikker.

Konsentrasjonen svekkes nå og da. Diskusjoner mellom arbeidskollegaer og kjappe bevegelser som man skimter i øyekroken setter en stopp på tankene.

Når du venter på at konsentrasjonsroen senker seg igjen går du ubemerkbart over til å bla på nyhetssider og sosiale media samtidig som du med halvt øre lytter til telefonsamtalen som kollegaen ved siden av har i et fjernmøte.

Du kjenner deg nervøs, det oppstår ingen tekst. Ikke en gang høreklokker og konsentrasjonsmusikk hjelper til å roe seg ned når støyet kommer inn i hodet.

TILBAKETREKNINGSROM VIET TIL KONSETRASJON ELLER SAMARBEID GIR ARBEIDSRO I KONTORET OG ØKER ARBEIDSEFFEKTIVITETEN

Kroppen unngår stressreaksjoner og det er lettere å opprettholde konsentrasjonen, hvis arbeidsmiljøet tilbyr rammer for effektivt arbeid. Tilbaketrekningsrom som raskt kan tas i bruk, er en lett og kostnadseffektiv måte å forbedre arbeidsforholdene.

Selvfølgelig har det også noe å si hvor i arbeidsomgivelsene tilbaketrekningsrom plasseres. I en ideell situasjon fins det et tilstrekkelig antall tilbaketrekningsrom i forhold til behovet, og de er plassert nært kontorplassene. Når tilbaketrekningsrommene er raskt tilgjengelige og lett oppnåelige, faller det lett og naturlig å bruke dem og man kommer garantert til å bruke dem effektivt.

Når det fins egne omgivelser som støtter konsentrasjonskrevende arbeidsoppgaver og tilsvarende egne lokaler for telefonsamtaler og fjernmøter, blir arbeidsroen forbedret i hele arbeidsmiljøet.

VELG TILBAKETREKNINGSROMMET ETTER BRUKERNES BEHOV

Når det fins et passende sted for hver arbeidsoppgave, går arbeidet effektivt, motiverende og smidig.

Arbeidsoppgaver som forutsetter individuelt arbeid krever at omgivelsene gir konsentrasjonsro. Rommene som er mente for samarbeid oppmuntrer derimot til samtale, utveksle idéer og skape noe nytt – nettopp derfor er disse rommene designet. Tilsvarende er det bare sjeldent at åpne arbeidslokaler der man både arbeider individuelt og snakker med kollegaer, eventuelt også holder møter i, er optimale for arbeid som krever intensiv konsentrasjon.

Tilbaketrekningsrom er en lett og rask måte å forbedre arbeidsroen. Rommet bør velges med rombrukernes behov som første prioritet. Behovet kan for eksempel bestå av å geleide telefonsamtaler til et tilbaketrekningsrom avsett for dette formålet eller å tilby omgivelser for effektivt individuelt arbeid eller et lite samtalerom for raske møter.

I alle disse tilfellene kan et tilbaketrekningsrom tilby gode rammer for såvel effektivt arbeid, telefonsamtaler som rolige møter ansikt til ansikt eller på distanse, og i tillegg forbedre arbeidsroen utenfor tilbaketrekningsrommet.

Et tilbaketrekningsrom som er optimalt plassert i arbeidsmiljøet egner seg til mange ulike bruksformål. Såvel telefonbås, stille arbeidsrom som samtalerom roer ned felles arbeidslokaler når arbeid som eventuelt forstyrrer andre medarbeidere kan vises til egne områder som er spesielt avsette for disse oppgaver.

SOLO

For individuelt arbeid: f.eks. telefonbås eller et rom for fjernmøter.

DUO

For 1–2 personers arbeid: f.eks. stille arbeidsrom, samtalerom eller rom for fjernmøter.

TEAM

For 1–4 personers arbeid: f.eks. et stille arbeidsrom, forhandlingslokale, rom for fjernmøte mellom flere deltakere eller hvilerom.

ET GODT PLASSERT TILBAKETREKNINGSROM ØKER SÅVEL ARBEIDSMOTIVASJON, -EFFEKTIVITET SOM RESULTATER

For å dekke medarbeidernes akutte rombehov bør tilbaketrekningsrommene plasseres i arbeidsmiljøet slik at det går så lett og smidig som mulig å forflytte seg over til dem fra egen kontorplass. På sitt beste kan en medarbeider kaste et rask blikk mot tilbaketrekningsrommet for å se om rommet er ledig for så å ta telefonen som ringer. Hvis telefonbåsen er i nærheten og ledig, kan medarbeideren flytte over dit for å ta telefonen, og arbeidsroen i resten av lokalene blir ikke forstyrret.

Et tilstrekkelig antall tilbaketrekningsrom og hensiktsmessig plassering kan også redusere unødvendig vandring rundt omkring i arbeidslokalene. Å surre rundt på gangene eller i nærheten av kontorplasser er for sin del med i å skape en rastløs stemning. Når lokalene for eksempel for telefonsamtaler og møter fins i nærheten av egen kontorplass blir det mindre behov for å springe rundt i kontoret og tiden blir brukt mer effektivt.

Fjernmøter sparer flere timer effektiv arbeidstid hver uke når det for eksempel ikke alltid er nødvendig å reise noensteds fra sitt eget kontor for å møte kunder. Når reisetiden frigjøres til effektivt bruk, får man behandlet flere møter – men forutsetningen for vellykkete fjernmøter er at det i arbeidsmiljøet fins rom som støtter dette.

FLEKSIBELT ARBEIDSLIV – FLEKSIBLE ARBEIDSLOKALITETER

Det åpne kontorlandskapet trenger ikke å være en støyende hall der medarbeiderne sitter side ved side med høreklokker på. Både store og små arbeidsmiljøer kan som oftest deles inn i forskjellige soner med egne bruksformål. Et slikt arbeidsmiljø ligner på multifuksjonskontor, og tilbaketrekningrom har en sentral rolle i at dette blir vellykket.

Mulige arbeidssoner er for eksempel sone for stille arbeid, sone for gruppearbeid og åpen sone.

I sonen som er ment for stille individuelt arbeid kan tilbaketrekningsrommet brukes for eksempel som telefonbås: når telefonen ringer (eller egentlig vibrerer siden det er snakk om stille område) kan medarbeideren flytte til telefonbåsen og ta opp telefonen der. I sonen for gruppearbeid eller i en åpen arbeidssone kan tilbaketrekningsrommet fungere for eksempel som et samtalerom der hurtigmøter eller møter på distanse kan holdes i fred og ro, uten å forstyrre de andres arbeidsro.

I et åpent arbeidsrom eller i et lite kontor kan tilbaketrekningsrom fungere som rolige oaser som lar en å fordype seg konsentrert i individuelt arbeid. På annen side kan felles arbeidssone holdes rolig ved at man avtaler om å bruke tilbaketrekningsrom for diskusjoner, samtaler og andre høylytte arbeidsoppgaver som forstyrrer andre.

En lydisolert tilbaketrekningsrom med behagelig belysning og effektiv ventilasjon egner seg fleksibelt til mange bruksformål – spesielt hvis rommet fritt kan innredes etter bruksformålet.

STØTT KONSENTRASJON OG SAMARBEID MED TILBAKETREKNINGSROM

Undersøkelser har vist at det tar cirka 15–20 minutter for konsentrasjonen å komme tilbake til samme nivå som før avbruddet. Når arbeidet blir forstyrret gjentatte ganger i løpet av arbeidsdagen, går flere timer av dagens effektive arbeidstid til å slite med konsentrasjonen.

Konsentrasjonsevnen kan ikke forbedres med tvang, men ved å roe ned arbeidsmiljøet og dermed tilby medarbeiderne rammer som støtter suksess i arbeidet.

Ved å utruste arbeidsmiljøet med tilstrekkelig mange tilbaketrekningsrom og plassere dem på lett tilgjengelige steder får hele arbeidsmiljøet bedre arbeidsro – så vel inne i tilbaketrekningsrommene som utenfor dem.

Last ned gratis håndbok for et godt arbeidsmiljø – guide for plassering av tilbaketrekningsrom

Arbeidsmiljøet blir ikke ferdig på et blunk: behovene endrer seg, og kontoret bør tilpasses etter medarbeidernes behov.

Med hjelp av tilbaketrekningsrom er til og med raske endringer lette og rimelige å utføre, og kontoret er enkelt å utvikle kontinuerlig.

Vi har samlet en guide som inneholder nødvendig informasjon om valg og plassering av tilbaketrekningsrom. Last ned guiden!