Multifunksjonskontor sparer på rom, penger og nerver – tips for planlegging

Digitalisering, nye arbeidsmåter, organisasjonsstrukturer i endring.

Disse tre faktorer geleider arbeidsmiljøutviklingen som skjer i raskt tempo. På arbeidsplasser ser man utviklingen i undersøkelser om hvilke forventninger brukere har for sine arbeidslokaler og hvordan lokalene faktisk brukes.

Lav bruksgrad øker kostnader til lokaliteter

Det at mer og mer av arbeidet utføres på distanse gir mange bedrifter altfor store kostnader for lokaliteter i forhold til bruksgraden. I Finland ble dette undersøkt allerede 2014. Kontorene i Helsingfors hadde da reservert i gjennomsnitt 23 kvadratmeter per kontorplass

Den største delen av ansatte satt likevel ikke ved sin plass fra morgen til kveld, dag inn og dag ut, men dro til kundemøter og forhandlinger, arbeidet på distanse eller tok en liten kaffepause underveis. Den gjennomsnittlige bruksgraden for kontorplassene var 50 % og for møterommene 40 %. Samtidig lå kostnadene for lokalitetene i Helsingfors på 15. plass i hele verden – de tomme kvadratene var altså ganske dyre.

Åpent kontorlandskap senker kostnader, men også produktivitet

Ved å effektivisere rombruk var det altså mulig å spare en god slump euro. På mange kontorer minsket man antall kvadratmeter per medarbeider ved å rive ned mellomveggene. Dette ga liv til multifunksjonsrom – åpne kontorlandskap der man utførte mange saker i samme rom. Løsningen effektiviserte rombruken, men introduserte nye problemer som konsentrasjonsvansker og nedgang i arbeidsproduktivitet.

Bare det å benytte seg av hver eneste kvadratmeter er ingen nøkkel til å lykkes – bedriftene får ingen produktivitet av antall lokalitetskvadratmetre, men av mennesker som arbeider der. Derfor var det neste logiske steget å begynne å utvikle lokaliteter som var tilpasset sine brukeres behov.

Multifunksjonskontor minsker behov for kvadratmeter, men hjelper til å konsentrere seg om arbeidet

Dette behovet tilfredsstilles av et multifunksjonskontor – et rom der det fins flere ulike soner med sine egne bruksformål. Et slikt lokale kan gjennomføres med cirka 10–15 kvadratmeter per ansatte, noe som er omtrent halvparten av det rommet som tradisjonelle kontorer forutsetter.

Å designe lokaliteter basert på bruksformål er i bunn og grunn ingen ny idé – til og med i våre hjem fins det ulike rom for å sove, lage mat, være sammen med andre eller være konsentrert. Multifunksjonskontor tar den samme tenkemåten med til arbeidsplassen.

Multifunksjonskontor inneholder funksjonelle soner hvor medarbeidere fritt kan velge det beste stedet for å fullføre dagens oppgaver i. For at de ulike rommene skal oppfylle sine planlagte bruksformål behøver man ved siden av et fysisk arbeidsmiljø også en oppdatert bedriftskultur og felles kjøreregler. For eksempel:

  • i sonen for stille arbeid er telefonene stengte eller skrudde på lydløs, og man snakker ikke med kollegaen
  • man går til en lydisolert telefonbås for å ta telefon
  • hurtigmøter og videokonferanser holdes i rom spesielt designet for disse
  • større møter blir holdt i samtalerom
  • kontorplassene i sonen for stille arbeid blir ikke avsatt bare for en selv – hvis man forlater plassen for eksempel i to timer, bør man ta sine saker med seg og frigjøre plassen for den som har behov for den.

Tilsvarende, en medarbeider som arbeider i gruppearbeidsonen forteller samtidig at vedkommende er tilgjengelig og at man kan snakke med vedkommende. Miljøet gjør det mulig å raskt utveksle tanker og idéer mellom teammedlemmer uten at man må avtale et separat møte for dette. I mange arbeidsfellesskap fører dette også til sterkere samhold når det fins et naturlig miljø for samhandling. Informasjonsflyt, samarbeid og det sosiale fellesskapet skaper rammer for et effektivt arbeidsfellesskap – spesielt når dette rommet ved behov kan forlates til fordel for sonen for stille arbeid for å utføre en oppgave som krever konsentrasjon.

For ledere er arbeid på gruppeområdet en god måte å være tilgjengelig for sine ansatte. De ansatte behøver ikke å tenke over om døren til hjørnekontoret er åpen eller ikke, når lederens valg av kontorplass forteller om vedkommende er opptatt eller tilgjengelig for konversasjoner.

Det er likevel godt å ha i minne at multifunksjonskontoret er ingen «one size fits all»-løsning. Man bør kjenne igjen forskjellene mellom bransjer – det samme som fungerer for et salgsteam er som sådan sannsynligvis ikke passelig for et regnskapsbyrå. Ved å legge vekt på planlegging får man ganske sikkert velfungerende lokaliteter som tjener alle brukere.

Et godt utgangspunkt for design av et multifunksjonskontor er å tenke over hvilke alle oppgaver som man bør kunne utføre i et kontor – og om alle av dem virkelig må kunne utføres på et kontor, eller om noen av oppgavene kunne øremerkes for distansearbeid.

Herifra kan man gå over til å vurdere hvor mange ansatte som har likedanne eller lignende oppgaver. Slik får man oversikt over hvor mange ulike soner man behøver i lokaliteten og hvor mye plass det bør reserveres for hver av dem. Høyden på mulige skillevegger, antallet akustikkplater og plassering av dem samt design på bordene er alle elementer som påvirker multifunksjonskontors brukervennlighet. Spesielt viktig er det at det er tilstrekkelig mange stillerom tilgjengelig – og at det faktisk er mulig å trekke seg tilbake til dem.

Multifunksjonskontorer ser også freshe ut – lokalitetene er klart romsligere enn tradisjonelle kontorbokser, men samtidig mer private enn åpne kontorlandskap. Derfor tilbyr multifunksjonsmodellen rikelig med muligheter til å presentere bedriftslooken. Når besøkerne ser det som hender bare med et blikk, kan man bruke for eksempel teiping av glassvegger for å formidle bedriftsidentiteten bedre enn før.

Den mest sentrale fordelen med multifunksjonskontor er at hver medarbeider hver dag kan tilbys en kontorplass som oppfyller nettopp de kravene som dagens arbeidsoppgaver stiller, selv om gjøremål i dag ville være forskjellige fra de i går.

Vil du forbedre ditt arbeidsmiljø?

Last ned en presentasjon som bestemmer de typiske utfordingene i et moderne arbeidsmiljø, gir tips om hvordan de kan løses og støtter ditt arbeidsfellesskap i å designe romløsninger.

ARTIKLER

Module-rom var med i den helhetlige fornyelsen av arbeidsmiljø hos A-lehdet Oy
Module lanserer stillerom som ødelegger koronavirus
Spar tid med fjernmøter – Kommuniser effektivt i et stillerom
Tommelfingerregler for valg av passende stillerom

Cookie settings

Essential cookies

These cookies are necessary for the technical operation of our website and cannot be switched off. Functional cookies are critical for such abilities as browsing and using the features of our website.

Analytics

These cookies only collect anonymous information about how our website is used. Analytics cookies help us to measure and analyse how our website is working. For example, we use these cookies to determine which website content is popular, and to ensure that visitors find content that is relevant to them. The information collected is statistical data and cannot be used to identify individuals. You may nevertheless opt out of these cookies at any time.

Targeting and advertising cookies

We may use these cookies for such purposes as enhancing the relevance and interest of the advertising that you view. Cookies may also help to make the content of our website more interesting to you. Information gathering is based on the unique identifiers of your browser or device. You may opt out of these cookies at any time.