Slik forbedrer du arbeidsroen i et kontorlandskap

  1. Hvorfor er det viktig å satse på arbeidsro?
  2. Fra kontorlandskap til multifunksjonskontor – Verktøy for bedre arbeidsro
  3. Et tilbaketrekningsrom gir arbeidsro til kontoret
  4. Tips for bedre arbeidsro
  5. Last ned guiden: Håndbok for et godt arbeidsmiljø – Guide for plassering av tilbaketrekningsrom

1. Hvorfor er det viktig å satse på arbeidsro?

Omgivelser med uønskede lyder, støy og avbrudd minsker arbeidseffektiviteten. Også det mest inspirerende arbeid blir umotiverende hvis konsentrasjonsevnen alltid er under press.

Ikke alle påvirkes av forstyrrende elementer i omgivelsene på samme måte: der den ene kan utføre skrivearbeid i en støyfull kafé, er det for den andre nok at kollegaen skifter stilling på kontorstolen for å rive vedkommende ut av konsentrasjon. En samtale kan avbryte arbeidet, selv om temaet skulle være fremmed eller uinteressant. Også spiselyder, rassel av godteripapir og omplassering av møbler er forstyrrende elementer. Når lyd og klanger beveger seg rundt et åpent arbeidsrom blir konsentrasjonen lett forstyrret.

Når tankene stopper hele tiden kjennes det vanskelig eller til og med umulig å komme tilbake til en uferdig oppgave. Mange havner i en ond sirkel av utsettelse: en medarbeider som er lei av stadige avbrudd somler med å begynne før helt til slutt og setter i gang sitt arbeide først når det er hardt arbeidspress.

Et arbeidsmiljø der arbeidsro oppnås først når det haster mest er på lang sikt ikke motiverende og støtter ikke i å oppnå de beste resultater.

Etter at tankene blir avbrutt kan det ta opp til 15–20 minutter å komme tilbake til konsentrert arbeide, og når det er flere avbrudd i løpet av dagen går utrolige mengder med effektiv arbeidstid tapt. Ifølge en undersøkelse forblir hele 3–5 timer av arbeidsdagen ueffektive fordi arbeidsroen stadig blir avbrutt.

Arbeidsmiljøet påvirker velværet, fordi ulyder og støy skaper stresstilstand i kroppen. For en stresset arbeidstaker kan til og med drømmearbeidsplassen bli til en kval som ikke oppmuntrer til arbeidsinnsats. Det er særlig konsentrasjonskrevende kunnskaps- og spesialistarbeid som lider hvis det åpne arbeidsmiljøet ikke gir rom for ro og konsentrasjonsmuligheter når det behøvs.

Samtidig vet vi at arbeidsrom der samtaler og interaksjon er blitt gjort lett tilgjengelige, inspirerer mange til effektivt arbeid. Å støtte ulike måter å arbeide på er en nøkkelfaktor i et velfungerende arbeidsmiljø der det fins tid og rom for både samtaler og intensivt arbeid.

Et åpent arbeidsrom kan forbedres ved å tilby arbeidsro og stille områder for de som behøver dem. Et arbeidsmiljø som gjør det mulig å beholde fokus gjør arbeidet mer effektivt og holder medarbeiderne motiverte.

Ulike behov kan møtes ved å dele rommet i arbeidssoner så langt som mulig og ha regler for bruken. Slik vil både stillegående informasjonsarbeidere og selgere med mye telefonsamtaler trives under samme tak.

2. Fra kontorlandskap til multifunksjonskontor – Verktøy for bedre arbeidsro

Hva er et multifunksjonskontor?

Multifunksjonskontor er et kontor der det fins ulike rom for medarbeidernes ulike behov.

Til forskjell fra et åpent kontorlandskap har multifunksjonskontor mye mer å by på enn et åpent rom. Et godt utformet multifunksjonskontor øker effektiviteten på arealbruk, oppmuntrer til kommunikasjon og tilbyr medarbeiderne arbeidsro.

Det fins ikke ett riktig multifunksjonskontor som passer for alle. Hvert kontor brukes av ulike arbeidere, og en optimal romutforming tar utgangspunkt i deres ulike behov og ønsker.

Hvordan kan multifunksjonskontorets egenskaper benyttes i åpent kontorlandskap?

1. Kartlegg hvilke behov rombrukere har.
Hvis hverdagen i et åpent kontorlandskap preges av mangel på arbeidsro, er det å bli kjent med medarbeidernes ønsker det første steget i å forbedre situasjonen. Diskuter åpent på kontoret om hva som forstyrrer arbeidsroen mest: Er konsentrasjonsvansker pågående eller momentane? Hvilke løsninger er det som medarbeiderne savner for å avklare situasjonen?

2. Lag tilbaketrekningsrom i kontoret
Tilbaketrekningsrom forbedrer arbeidsroen i et åpent kontorlandskap – helt uten renoveringstiltak. Avhengig av arbeidsoppgavenes art kan arbeidsroen forbedres enten ved å lage stille konsentrasjonsrom i arbeidsrommet eller alternativt å geleide forstyrrende eller bråkete arbeidsoppgaver andre steder, for eksempel i telefonbåser eller samtalerom. Ulike tilbaketrekningsrom gir muligheten til å velge kontorplass i det åpne kontorlandskapet etter arbeidsoppgaver. Slik forbedres arbeidsroen også utenfor tilbaketrekningsrommene.

3. Bli enige om felles kjøreregler
Skilleveggene mellom arbeidsbord og områder minsker støyen og skaper følelsen av privatsfære i rommet. Også det å bli enige om felles kjøreregler gjør et felles arbeidsrom roligere. Kanskje kunne det hjelpe på arbeidsroen hvis diskusjoner og telefonsamtaler blir henvist til et visst område på kontoret eller til et eget tilbaketrekningsrom? Eller ville det hjelpe på situasjonen å innføre en regel om at en kollega med hodetelefoner på ikke får forstyrres?

3. Et tilbaketrekningsrom gir konsentrasjonsro til kontoret

Tilbaketrekningsrom som telefonbås, arbeidsrom, samtalerom, skriverom eller hvilerom – du bestemmer

Tilbaketrekningsrom er en smart løsning for å forbedre arbeidsro et i åpent kontorlandskap. Allerede første tilbaketrekningsrom rettet mot det største behovet og plassert lett og raskt tilgjengelig får støynivået på kontoret merkbart ned.

For at tilbaketrekningsrom skal være til nytte for flest mulig brukere er det viktig med felles kjøreregler. For eksempel er det ikke lurt å reservere en felles telefonbås for flere timer til eget bruk som skrivehjørne. Når arbeidsroen er truet finner man nødhjelp i ett tilbaketrekningsrom, men det er likevel bra å skaffe flere rom til kontoret med én gang for å forsikre at det er tilstrekkelig mange rom og at de alltid er fleksibelt tilgjengelige.

Hvilke problemer kan et tilbaketrekningsrom løse?

Arbeidsro i støyende omgivelser kan forbedres med separate telefonbåser eller samtalerom. Alternativt kan medarbeidere tilbys arbeidsrom der man kan konsentrere seg om å utføre krevende arbeidsoppgaver. Bruksformålet bør velges etter arbeidets art: behov og arbeidsmåter i et livlig salgskontor skiller seg tydelig fra de krav som kunnskapsarbeidere har. 

Arbeidsrom, samtalerom og telefonbås er løsninger som forbedrer arbeidsroen,  mens hvilerom som et avskilt sted for pauser hjelper medarbeidere å komme til hektene igjen under arbeidsdagen. Et hvilerom som er innredet som kodingrom, skriverom eller editeringsrom hjelper når arbeidsoppgavene krever konsentrasjon uten forstyrrelser.

Også størrelsen på tilbaketrekningsrommene bidrar med fleksibilitet i arealbruken. Rom for én person brukes nettopp til sitt formål, for eksempel telefonsamtaler. Et tilbaketrekningsrom for to personer egner seg etter behov som telefonrom, møterom eller arbeidsrom. En enda mer fleksibel løsning er et stort samtalerom der det ved behov er mulig å gjennomføre hurtigmøter for opp til fire personer.

Kontorets tilbaketrekningsrom bør ikke anskaffes uten først å overveie hvilke behov rommet skal dekke. Når man kjenner til medarbeidernes behov kan tilbaketrekningsrom forme åpne kontorlandskap på en enkel og effektiv måte i retning av multifunksjonskontor og i tillegg øke trivselen. 

Tilbaketrekningsrommenes egenskaper

De tre viktigste egenskapene ved et tilbaketrekningsrom er

  • lydisolering
  • ventilasjon
  • belysning

Arbeidsrommet skal, avhengig av bruksformålet, stenge lyder enten inne eller ute av rommet. Å arbeide effektivt forutsetter god ventilasjon som holder sinnet skarpt samt hensiktsmessig belysning som for eksempel ikke skaper refleksjoner på dataskjermen.

Et raskt blikk mot et tilbaketrekningsrom med glassvegger er nok for å sjekke om rommet er ledig. Ved behov kan glassveggene også teipes slik at arbeidsroen forbedres ved å minimere visuelle inntrykk.

Solo

Privatsfære og arbeidsro for telefonsamtaler

Duo

Arbeidsro for konsentrasjonskrevende oppgaver, pararbeid og videokonferanser

Team

Møterom med effektiv lydisolering for 2–4 deltakere

4. Tips for bedre arbeidsro

Regler (og etterfølging av dem) sørger for arbeidsro

Åpent kontorlandskap med felles kjøreregler for arbeid i og bruk av tilbaketrekningsrom gjør hverdagen smidigere og skaper forutsetninger for effektivt arbeid.

Listen her gir deg tips som du kan ta med i regelboka for et effektivt kontor:

  • Hvis kontoret har et separat stille område, skal telefonene og andre varsellyder settes lydløse her.  I et stille område får man ikke diskutere med kollegaen eller prate i telefon.

  • Telefonsamtaler, videokonferanser og hurtigmøter blir holdt i telefonbåser eller andre områder ment for disse. Slik blir et åpent arbeidsområde roligere selv om det er lov å føre samtale der.

  • Møter eller forhandlinger blir ikke holdt i et åpent arbeidsområde – for samtaler passer møterom, samtalerom eller ved behov pauserom bedre enn et felles åpent område der andre forsøker å konsentrere seg om sitt arbeid.

  • En medarbeider som er i et tilbaketrekningsrom får ikke forstyrres. Regelen kan utvides også til andre områder i kontoret ved å innrette for eksempel en «focus zone» der medarbeiderne ikke skal forstyrres. Samme regel for ikke-forstyrrelser kan anvendes også for eksempel når man arbeider med hodetelefoner på.

  • Det kan fastsettes en fleksibel brukstid for tilbaketrekningsrom. Det er fordelaktig å kunne trekke til et møterom eller eventuelt område for stille arbeid for å utføre arbeidsoppgaver som varer lenger enn for eksempel en time. I de fleste tilfeller hjelper det å kunne konsentrere seg om de mest akutte oppgaver for en times effektiv tid.

  • Plasser tilbaketrekningsrommene så nært arbeidsbord og arbeidsområder som mulig slik at det er lett å omplassere seg.

Innredningen i tilbaketrekningsrommet hjelper i å innrette rommet mot et spesifikt bruksformål samt veileder medarbeidere i bruk av rommet. Hvis tilbaketrekningsrommet skal fungere som pauserom bør det ha en avslappet atmosfære og innredning som hjelper medarbeiderne å bruke rommet for hvile, ikke som telefonbås eller arbeidsrom.

Last ned gratis guide: Håndbok for et godt arbeidsmiljø – Guide for plassering av tilbaketrekningsrom

Arbeidsmiljøet blir ikke ferdig på et blunk: behovene endrer seg, og kontoret bør tilpasses etter medarbeidernes behov.

Med hjelp av tilbaketrekningsrom er til og med raske endringer lette og rimelige å utføre, og kontoret er enkelt å utvikle kontinuerlig.

Vi har samlet en guide som inneholder nødvendig informasjon om valg og plassering av tilbaketrekningsrom. Last ned guiden!