Få til bedre arbeidsro: Ha tidsstyring og arbeidsmiljø i orden

Stadige avbrudd gjør det vanskelig å komme tilbake til arbeid, og avbruddene kan føre til prokrastinering, det vil at man utsetter og utsetter oppgavene. Når det er vanskelig å konsentrere seg, kjennes det unødvendig å en gang forsøke. Å drøye med saker løpet av en arbeidsdag kalles også for å sabotere for seg selv: i stedet for å begynne med arbeidsoppgavene sine bruker man opp tid ved å henge i kafferommet eller på sosiale media, og så blir det plutselig hast med å få arbeidet gjort.

Saboterer du selv ditt arbeid?

Å sabotere sitt egen arbeid leder lett til en ond sirkel, sier undersøkelsene. Jo mer den ansatte saboterer sitt eget arbeid, desto vanskeligere er det neste gang å ta tak i oppgaven. Forskerne sier at hvert eneste avbrudd eller forstyrrelse i arbeidet oppleves som et slags bevis på at «jeg fikk ikke den gitte oppgaven til».

Hvis arbeidet stoppes opp ti ganger per en halvtime fordi tankene vandrer, skuffer den ansatte seg selv ti ganger. Det er sikkert umotiverende å begynne å arbeide, hvis forventningen er at man kommer alltid til å møte en liten skuffelse.

Støtt opp din konsentrasjon ved å bruke tidsstyringsmetoder

Hvis det er vanskelig å konsentrere seg på grunn av inntrykk i arbeidsmiljøet og stadige avbrudd, er det ingen løsning å piske seg. For mange av oss er tidlig morgen den mest fruktbare tiden for å konsentrere seg: hjernen er pigg og opplagt, og det er lettere å fordype seg i sitt arbeid før dagen blir fullt av samhandlinger med andre. Den viktigste nøkkelen til å forbedre konsentrasjonsevnen er å finne de teknikker og tidsskjemaer som passer best til den individuelle rytmen hos hver og en.

Ifølge en teori bør man alltid velge bare én viktig oppgave for dagen, og fullføre den med en gang på morgenen. «Eat the frog»-teori er basert på følelsen av å ha oppnått noe: når man spiser opp en frosk med en gang tidlig på dagen, hva er det verste som kan skje etterpå? Dette hjelper også til å oppfatte hvilke oppgaver på arbeidslisten som er virkelig viktige og hva man bør bruke sine mest effektive arbeidstimer på.

«Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.»

– Mark Twain

En annen enkel taktikk er å forsøke å timeplanfeste lignende oppgaver etter hverandre og fullføre dem en etter en. Du kan for eksempel merke i kalenderen hele dager som er reserverte for individuelt arbeid og konsentrasjon, eller forsøke å avtale møter på visse ukedager eller for eksempel alltid på ettermiddagstid.

Det viktigste er å finne dager i uka som tydelig blir viet til å arbeide, og forsøke på disse dagene å renske ut forstyrrelsesfaktorer så godt det lar seg gjøre. Å dele tiden til såkalte  Maker vs. Manager -dager hjelper til hvis det ikke kjennes som det fins tid for individuelt arbeid.

Kommunikasjon og stillerom hjelper i å trekke grenser

Diskusjon er en av de vanligste forstyrrelsesfaktorer i et åpent arbeidsområde. Samtidig er kommunikasjon nøkkelen til å finne arbeidsro.

Kjøreregler i arbeidslokalene og åpen kommunikasjon om egne tidsfrister minsker unødvendige avbrudd. Det er viktig å sette regler for kommunikasjon, fordi man bør tenke nøyere for eksempel på å innlede en diskusjon i et åpent område. I mange kontorer får man ikke avbryte en medarbeider som er i stillerommet eller som bruker øreklokker. Også det å dele sin kalendervisning eller komme med åpne ønsker om arbeidsro hjelper til å minske overflødige avbrudd.

Et fullstendig åpent arbeidslokale oppfyller bare sjeldent alles behov. Derfor burde det åpne rommet, etter mulighetene, deles i ulike soner med hjelp av skillevegger og stillerom. For å kunne oppnå arbeidsro ved behov, bør det være tilgang på egen ro, stillhet og visuelt rolige rom.

Arbeidslokalet trenger ikke å gjennomgå en fullstendig oppussing for å oppnå arbeidsro – med hjelp av stillerom kan til og med et støyende kontor roes ned. Avhengig av behov kan tilbaketrekkelserommet anrettes for stille arbeid eller brukes som samtalerom. Så eller så blir arbeidsrommet roligere når det fins egne områder for ulike typer av arbeid.