SLIK PLANLEGGER DU ET VELLYKKET MULTIFUNKSJONSKONTOR

1. Multifunksjonskontor som støtter moderne og fleksibelt arbeid
2. Forskjellene mellom åpent kontorlandskap og multifunksjonskontor
3. Hvordan gjennomføre overgangen til multifunksjonskontor
4. Tips for planlegging av et multifunksjonskontor
5. Last ned gratis plasseringsguide for stillerom

1. Multifunksjonskontor som støtter moderne og fleksibelt arbeid

Gammeldagse fordommer mot distansarbeid og mobilt arbeid er blitt kurert. Nå vet vi at det lønner seg å arbeide på et sted der arbeidet er lettest og mest effektivt å utføre.

Takket være dagens digitale løsninger kan flere og flere kontormedarbeidere arbeide uavhengig av tid og sted. I et moderne arbeidsliv måler man ikke tid brukt på arbeidsplassen, men resultater av arbeidet.

Fleksibilitet og arbeidseffektivitet går ofte hånd i hånd. Mulighetene for distansarbeid sparer reisetid til og fra arbeid, og denne tiden kan brukes til effektivt arbeid eller forfriskende fritid. Det samme gjelder også møter: et møte på to timer tar to timer bare når det blir organisert på distanse. Å være fysisk tilstede stjeler ekstra tid fra hver og en møtedeltaker, og denne tiden blir borte fra annet arbeid.

Bare noen få arbeider effektivt på et og samme sted time etter time, dag etter dag. Forutsetningen for effektivt arbeid er tillit til arbeidstakerne og at de kjenner sine individuelle arbeidsmåter best selv. Samtidig ønsker man å opprettholde kontakten med kollegaer, og mer enn tidligere blir det oppmuntret til å gjøre ting i fellesskap. Betydningen av kommunikasjon i et moderne arbeidsliv blir for mange klargjort først via praktiske erfaringer.

Multifunksjonskontor er et arbeidsmiljø som gjør det mulig å endre arbeidsmåte og fysisk arbeidssted etter behov. Endring i arbeidsmiljøet fra åpent kontorlandskap til multifunksjonskontor krever ofte også en endring i arbeidskulturen. Når rombrukerne blir tatt med i prosessen fra begynnelsen av, kan endring i lokalitetene fra åpent kontorlandskap til multifunksjonskontor brukes som et steg mot større endringer i arbeidskulturen.

2. Forskjellene mellom åpent kontorlandskap og multifunksjonskontor

• Kontorplasser: Arbeidere i et multifunksjonskontor har ingen egne, navngitte kontorplasser. Kontorplassen skiftes etter arbeidsoppgavens art: skriveoppgaver blir utført i et stille rom og felles idédugnader på områder som tillater samtaler og diskusjoner. Under dagen kan arbeidstakeren ta i bruk flere forskjellige kontorplasser. Ofte blir dagens rutinepregede arbeidsoppgaver utført i et åpent arbeidsområde, for oppgaver som krever møter eller konsentrasjon går man til stillerom, møterom eller stillerom.
  
  
• Arbeidsro: Den største utfordringen i åpne kontorlandskap er mangelen på arbeidsro Multifunksjonskontor tilbyr rom som er designet for konsentrasjon. På multifunksjonskontor fins det ofte et stille område der samtaler ikke er tillatte og telefonene holdes lydløse. Medarbeiderne bør ha tilgang til tilstrekkelig mange stillerom som telefonbokser og samtalerom dit forstyrrende arbeidsoppgaver ved behov raskt kan flyttes til. I tillegg kreves det klare regler og instrukser for bruk av ulike rom på kontoret.
  
  
• Interaksjon: Multifunksjonskontor er en planløsning som oppmuntrer til kommunikasjon og samarbeid på områder som er spesielt reservert for formålet. I åpne arbeidsområder og områder for gruppearbeid kan man tale og bevege seg fritt. Også i et felles arbeidsområde har man behov for regler for interaksjon: medarbeiderne må kommunisere tydelig når de ikke er tilgjengelige. Dette oppnår man med ulike bruksområder eller regler. Ofte er det tillatt å snakke i åpne områder, men i nærheten av området fins det også stillerom for telefonsamtaler og forhandlinger. Mobilt arbeid og det å bytte kontorplass skaper også tilfeldige møter som gjør det mulig å utveksle informasjon og idéer på vanlig måte mellom medarbeidere på ulike avdelinger.
  
  
• Møter: Medarbeidere på et multifunksjonskontor behøver ikke alltid reservere rommet på forhånd og stenge seg inn i et separat møtelokale, fordi materialene og lokalene for felles arbeid er lett tilgjengelige overalt på kontoret. Å ordne møter på et multifunksjonskontor er fleksibelt, og det er lett å finne tid og rom for samtaler. Kontoret har områder for gruppearbeid der det fins materialer for arbeid i fellesskap. Ved behov kan samtaler mellom flere personer også flyttes til et stillerom.
  
  
• Konfidensialitet: I et åpent kontorlandskap er det krevende å finne sted for konfidensielle konversasjoner eller telefonsamtaler. Ulike skillevegger fungerer bra som romfordelere, men de tilbyr ikke privatsfære. Mange snakker i telefon eller deltar i videomøter, som forstyrrer de andre – skilleveggen hindrer sikten, ikke lyden. Et nøyaktig designet multifunksjonskontor har tilstrekkelig med lydisolerte stillerom der ved behov konfidensielle samtaler kan føres. Mange arbeidsoppgaver, som for eksempel storparten av økonomiforvaltningen, krever spesiell konfidensialitet og databeskyttelse. For disse oppgavene behøves det private rom.
  
  
• Effektivitet: Arbeidseffektiviteten øker når konsentrasjonen ikke stadig blir avbrutt. Undersøkelser har vist at medarbeidere som går over fra åpent kontorlandskap til multifunksjonskontor opplever at arbeidseffektiviteten øker merkbart, med opp til flere ti prosent. Når arbeidet pågår uten avbrudd og arbeidsmiljøet gir mening, blir arbeidstiden brukt mer effektivt, og man oppnår bedre resultater.

3. Hvordan gjennomføre overgangen til multifunksjonskontor

1. Sett tid og mål for overgangen til multifunksjonskontor.

Hvilke problemer ønsker man å løse med overgang til et miljø som ligner mer på multifunksjonskontor? Er mangel på konsentrasjonsro en utfordring, eller er det behov for kreative rom som tillater samtaler? Hvilke mål ønsker man å oppnå med endringen?

2. Sett opp et team for rom.

Ta rombrukerne med som deltakere i prosessen fra starten av. Et team som får til endringer består gjerne av medarbeidere som bruker rommet til daglig, og mobile personer som bruker bare en del av sin gjennomsnittlige arbeidsdag på et kontor. Teambuilding setter i gang endringsledelse: når rombrukere får muligheten å delta i prosessen allerede i planleggingsfasen, blir det mindre motstand mot endringer.

3. Hvem bruker rommet og på hvilken måte?

Oppgaven for romteamet er å lage profiler av ulike rombrukere og gjenkjenne måter å bruke kontorlokaler på. Teamet definerer i fellesskap ulike arbeidsmåter som multifunksjonskontoret skal støtte. Hvert multifunksjonskontor er unikt, og derfor vil for eksempel antallet stillerom, tilbaketrekkelserom og samtalerom variere.

Samtidig definerer man hva slags interaksjon som man ønsker å støtte med romutformingen. For eksempel vil størrelsen på ulike arbeidsområder fortelle mye om at arbeidsmiljøet oppmuntrer først og fremst til diskusjoner og samtaler eller til effektivt individuelt arbeid. I kartleggingen er det viktig å også ta hensyn til det virtuelle arbeidsmiljø og utvikle det ved siden av det fysiske arbeidsmiljøet.

4. Ta hensyn til organisasjonskultur når du utvikler arbeidsmiljøet

Arbeidsmiljøet forteller mye om bedriften og kulturen der. Kultur og arbeidsmiljø utvikler seg ofte side ved side. Hva slags kultur forteller de nåværende arbeidslokalene om, og hva slags fortelling ønsker man å formidle med et multifunksjonskontor? Hvilke elementer i det fysiske miljøet setter medarbeidere pris på? Hvordan kan multifunksjonskontoret støtte arbeidskulturen i å utvikle seg i ønsket retning?

5. Kommuniser og la folk delta.

Jo bedre forandringen blir kommunisert til rombrukerne, desto bedre går det å ta de nye lokalene i bruk. Rombrukerne bør få mulighet å kommentere de nye planene og for eksempel prøve stillerommene på forhånd.

Det fornyede arbeidsmiljøet blir tatt i bruk med regler og instrukser. Multifunksjonskontoret fungerer optimalt først når alle forstår formålene med de ulike rommene og aktivt følger disse i sitt eget arbeid.

Rommet må utformes kontinuerlig etter brukernes behov. Husk derfor å hele tiden ta i mot tilbakemeldinger og utviklingsforslag.

4. Tips for planlegging av et multifunksjonskontor

• Skillevegger og romfordelere – Skilleveggene skaper synlig rolige områder i rommet og fjerner visuelle inntrykk. Fleksible systemvegger er løsningen når man ønsker å ha lydisolerende vegger i rommet og samtidig beholde muligheten for å utvikle rommet raskt og enkelt også i fremtiden.
  
  
• Stillerom – Stillerommene skal være lett tilgjengelige fra alle områder i kontoret, slik at man enkelt kan flytte seg for å utøve aktiviteter som eventuelt forstyrrer andre eller som forutsetter privatsfære i passende omgivelser. Det er viktig å plassere telefonbåser spesielt i områder for stille arbeid, men også ellers rundt omkring i kontorlokalene, slik at det alltid er lett å finne et sted for en konfidensiell telefonsamtale. Samtalerom og lokaler for konsentrasjon skal derimot plasseres i områder ment for gruppearbeid og åpent arbeid. Se til at det er tilstrekkelig med ulike stillerom for fleksibel bruk.
  
  
• Innredning og plassering – Definer klare og fornuftige ferdselsruter. Veiled rombrukere til å anvende visse ferdselsruter og unngå for eksempel å gå forbi kontorplassene som er ment til konsentrasjonskrevende arbeid. Skilting til telefonbokser og toalett bør være tydelig. Plasser stillerom slik at det er godt synlig fra kontorplassene om rommet er ledig eller opptatt. Når arbeidsmiljøet er designet for effektiv bruk og det er ukomplisert å ferdes i, blir det ingen ekstra forstyrrelser i de felles arbeidsområder.
  
  
• Møteplasser – Steder ment som møteplasser krever en tydelig formålsbeskrivelse. Med innredning skaper man egne steder spesielt for samtaler og egne steder spesielt for stillhet. Ønsker man for eksempel å ha sofaer eller hengekøyer på kontoret, bør man ikke plassere dem i det mest høylytte hjørnet av et kafferom.
  
  
• Regler – Det er en god idé å regulere bruken av ulike områder og rom med et sett regler. Kommuniser tydelig om de ulike rommenes bruksformål og gi brukerne veiledning.
  
  
• Kontorkart og kommunikasjon om bruk av rom – Man kan anvende ulike reserveringssystemer for å hjelpe til i å meddele om bruksgraden av ulike områder og hvor tilgjengelige medarbeidere er. Hvis medarbeideren ikke ønsker å bli avbrutt, kan dette formidles via kalendermerknader eller handlemåter som man har avtalt om i fellesskap. Man kan også ta i bruk kontorkart, og det kan installeres ulike sensorer som knyttes til kartet, slik at man enkelt og greit kan sjekke om det er ledige plasser i arbeidsområdet. Denne løsningen egner seg spesielt for bruk av store kontorområder, som strekker seg over flere etasjer, og minsker trafikken hit og dit. Stillerom er ikke ment for å bli reservert på forhånd – stillerommene opprettholder arbeidsroen best når de er tilgjengelige når man har behov for dem.
  
  
• Husk også hvilerommene – I et fleksibelt arbeidsmiljø stirrer man ikke for nøye på klokkeslettene. Det er viktig at arbeidsmiljøet også oppmuntrer til restitusjon – en hvilepause i et rolig rom øker arbeidseffektiviteten mer enn det å sjekke sosiale media ved arbeidsbordet. Derfor bør du skape rom også for pauser der man ikke behøver å tenke på arbeidet og der hjernen kan hvile. For eksempel etter et intensivt møte kan medarbeideren savne et rom der man kan puste ut og hente seg inn for et øyeblikk før man begynner på den neste oppgaven.