Spar tid med fjernmøter – Kommuniser effektivt i et stillerom

I kalenderen står det et møte kl. 11.

Du fullfører den forrige oppgaven kl. 10.50. Du åpner det kommende møtet på skjermen, blikker raskt gjennom materialene, koker kaffe og slår på kameraet idet klokken slår 11. Når møtet tar slutt om en time, er du med én gang fri til den neste arbeidsoppgaven.

Alternativt har du i virkeligheten akkurat passelig med tid til å lese gjennom morgenens e-poster før du må begynne å kjøre til møtet som begynner kl. 11. Kjøring i bilkøen på morgenen og leting etter parkeringsplass tar en god times tid. I førersetet er det lite tid for møteforberedelser. Møtet er over kl. 12, og du kjører i litt over en halv time tilbake til kontoret.

Hvilken av alternativene høres ut som mest effektiv tidsbruk?

Én times møte varer faktisk én time bare når møtet blir organisert på distanse.

På 2020-tallet møtes man via kamera

I løpet av en måned kan det gå titalls timer for overganger fra et møte til et annet, selv om det var bare noen få møter per uke. I lys av dagens kunnskap utgjør reisetiden en stor tidstyv, fordi teknologien gjør det mulig å ha smidige møter uten å måtte reise fra kontoret.

Møter på distanse varer i snitt kortere tid enn møter som man har ansikt til ansikt. Tid blir brukt mer effektivt: man må reise mindre, og medarbeiderne er mer fokuserte – undersøkelsene viser at deltagerne i et videomøte konsentrerer seg bedre om én ting om gangen, de altså multitasker mindre.

Velfungerende omgivelser for fjernmøter betyr for eksempel at en selger i løpet av én dag kan møte dobbelt så mange potensielle kunder enn hvis man fysisk måtte reise fra et sted til det neste for forhandlinger. For bedrifter er det lettere å samarbeide med hverandre, og som partner eller tjenesteleverandør kan man i fremtiden velge bedrifter som oppfyller behovene best – uansett hvor bedriftens fysiske kontor befinner seg.

Teknologi for fjernmøter hjelper med å gjøre møtekulturen smidigere også innen egen bedrift. Samarbeid, for eksempel planlegging eller bearbeiding av dokumenter, kan utføres smidig i fellesskap via fjernforbindelser. Når alle deltakere ser det samme materialet på egen skjerm og endringer kan foretas i sanntid, blir det å bearbeide felles arbeider til og med mer effektivt enn i tradisjonelle møter.

Én sentral fordel med fjernmøter er kommet tydelig frem i pandemiåret 2020: arbeidet er tryggere når møtene blir holdt på nettet.

Hvor skal vi fjernmøtes?

Medarbeiderne kan geleides mot nye møterutiner for eksempel ved å endre arbeidsmiljøet.

Et optimalt fjernmøtemiljø består av mye mer enn bare en internettforbindelse.

Et fjernmøte er en mer personlig måte for å møte den andre enn bare en telefonsamtale. Et fjernmøte med gode nettforbindelser og via kamera er et ekte møte.

Kvaliteten på et fjernmøte som holdes i dårlig belysning og fra sofakroken hjemme er likevel milevis unna et møte som holdes fra et optimalt rom for distansemøter. Et fjernmøte på egen kontorplass i et åpent arbeidslokale forstyrrer andre medarbeidere, og rammene for distansemøte er da heller ikke private og rolige. Fra en annen side sett er det å reservere et helt stort møtesrom for et fjernmøte for bare én person ingen optimal måte å bruke rommene.

Selv om en stor del av uken ville gå til distansearbeid hjemmefra, bør et moderne arbeidsmiljø kunne tilby velegnede omgivelser for fjernmøter. Det blir økt konsentrasjonsro i hele arbeidsmiljøet når fjernmøter kan avholdes i egne rom spesielt avsett for dette.

Stillerom tilbyr rett dimensjonerte løsninger for disse.

Stillerommene gjør det mulig å holde fjernmøter av høy kvalitet

Fjernmøte i stillerom sparer både tid og stress hos medarbeiderne. Å anvende stillerom som egne rolige og private rom for fjernmøter, støtter hele arbeidsfellesskapets arbeidsro og -effektivitet.

Et høykvalitets stillerom er lydisolert slik at lyden i rommet ikke høres utenfor – og at lyd utenfra ikke høres inne. En nøye designet akustikk og velfungerende nettforbindelser skaper rammer for vellykkede fjernmøter.

Belysningen i stillerommet bør være rettet slik at lys ikke skaper forstyrrende refleksjoner på skjermene. En myk belysning er fordelaktig også i møter på distanse. Glassveggene gir rommet et preg av åpenhet og lar også lyset utenfra komme mykt inn i stillerommet.

Det lydisolerte stillerommet er et smart sted å delta i fjernmøter til og med i et støyende kontor. Rolige omgivelser gjør det mulig å konsentrere seg fullt om et vellykket fjernmøte: et stille arbeidsrom bistår til åpen kommunikasjon og effektivitet samt minsker faren for at konsentrasjonen svekkes på grunn av andre arbeider eller forstyrrelser fra omgivelsene.

Tips for sammenligning av stillerom

I tillegg til å kartlegge bruksbehov bør man legge merke til stillerommets egenskaper.

ARTIKLER

Module-rom var med i den helhetlige fornyelsen av arbeidsmiljø hos A-lehdet Oy
Module lanserer stillerom som ødelegger koronavirus
Spar tid med fjernmøter – Kommuniser effektivt i et stillerom
Tommelfingerregler for valg av passende stillerom

Cookie settings

Essential cookies

These cookies are necessary for the technical operation of our website and cannot be switched off. Functional cookies are critical for such abilities as browsing and using the features of our website.

Analytics

These cookies only collect anonymous information about how our website is used. Analytics cookies help us to measure and analyse how our website is working. For example, we use these cookies to determine which website content is popular, and to ensure that visitors find content that is relevant to them. The information collected is statistical data and cannot be used to identify individuals. You may nevertheless opt out of these cookies at any time.

Targeting and advertising cookies

We may use these cookies for such purposes as enhancing the relevance and interest of the advertising that you view. Cookies may also help to make the content of our website more interesting to you. Information gathering is based on the unique identifiers of your browser or device. You may opt out of these cookies at any time.