Åpent kontorlandskap, kontorboks – eller multifunksjonskontor?

Det sies at alt er i endring bortsett fra endringen selv.

Kontorbygging opplevde en tid for store endringer ved årtusenskiftet. Der man tidligere hadde sverget på fire vegger, én dør og en, to eller i noen tilfeller tre arbeidsbord, gikk man raskt over til åpne kontorlandskap.

Det var mange pene tanker bak overgangen. Faste mellomvegger ble byttet ut med skillevegg og lette romfordelere som man tenkte skal spare på romkostnader. Man trodde at arbeidsoppgavene ville utføres raskere når medarbeiderne lett kunne komme i kontakt med hverandre og utveksle tanker om dagsaktuelle oppgaver.

Erfaringer fra praksis viste likevel raskt det motsatte – det ble konstatert at et åpent kontorlandskap virkelig ikke er det ideelle arbeidsmiljøet for langt fra alle kontoroppgaver. Aller dårligst passer de til arbeidsoppgaver som krever konsentrasjons- og arbeidsro og der det er behov for stemmebruk, som for eksempel under telefonsamtaler.

Manglende arbeidsro tærer på effektivitet – og trivsel

Undersøkelser av åpne kontorlandskap har vist at støy i arbeidsmiljøet oppleves som den mest irriterende forstyrrelsesfaktoren. Som oftest blir konsentrasjonen forstyrret av en medarbeider som diskuterer med sin kollega enten ansikt til ansikt eller på telefon. Denne støyen minsker arbeidseffektiviteten – i løpet av en arbeidsdag kan det forsvinne en hel time effektiv arbeidstid på grunn av støy.

Klakkende sko, klingende telefoner og allment pratesurr forstyrrer konsentrasjonen og belaster medarbeiderens hjerne enda mer. Belastningen på og påfølgende utmatting er synlige i hjernen sågar som funksjonelle endringer – hukommelsen svekkes og konsentrasjonen blir vanskeligere.

Utmattelsessymptomer som skyldes konsentrasjonsvansker og forkjølelser og andre sykdommer som sprer seg effektivt i åpne rom fører naturlig til økt sykefravær. I byggefasen fører åpne kontorlandskap til innsparinger i romkostnader, men disse går snart opp i nedsatt arbeidseffektivitet og produktivitet samt nedgang i personalets velbefinnende i arbeid.

Stillerom gjør åpne kontorlandskap til bedre arbeidsmiljø

Åpne kontorlandskap har altså sine lyter. Man liker dem ikke, og arbeid der er ikke nødvendigvis like effektivt som det kunne være i et miljø som bedre støtter suksess. Men hvordan løser man dette? Skal vi brenne opp skilleveggene, invitere inn renovasjonsfolk for å sette opp faste mellomvegger, tilbringe et par måneder i tilfluktsrom for så å komme tilbake til den splitternye kontorboksen i gamle den kjente 1990-tallsstil?

Kanskje er ikke dette helt veien å gå. Den bedre og mer kostnadseffektive løsningen er å utforme det åpne kontorlandskapet til et bedre arbeidsmiljø.

Tanken om at samarbeid i et åpent rom er mer effektiv enn i faste og lukkede kontorlokaler har sine poenger. Derfor er det en velfungerende løsning å helle åpne og lukkede kontorer i en blender og kjøre dem til en smoothie – multifunksjonskontor som tilbyr ulike arbeidsrom for ulike arbeidsbehov.

I et slikt moderne arbeidslokale fins det åpne områder for teamarbeid, private lydisolerte telefonbokser for telefonsamtaler, passelig store samtalerom for møter og hvorfor ikke også avslappete sofahjørner for idédugnader.

Løsninger for flyttbare telefonbås- og samtalerom er en praktisk og kostnadseffektiv måte å omgjøre åpent kontorlandskap til multifunksjonskontor. De fleksible løsningene som er raske å sette opp blir umiddelbart klare til bruk, og behøver ingen ekstra renovering av arbeidslokalene. Ved design av nye lokaler bør man helt fra startfasen av ta hensyn til endringsfleksibilitet, så lokalene ved senere tidspunkt kan tilpasses smidigst mulig til de individuelle krav som ulike arbeids- og stillingsbeskrivelser har, fordi – som det allerede ble sagt – bare endring er permanent.

ARTIKLER