Felles kjøreregler på kontoret – en enkel vei til effektivitet og trivsel på arbeid

De ansatte ønsker å arbeide i arbeidsmiljø som gjør det mulig å lykkes – i omgivelser der man kan konsentrere seg om det vesentlige og få arbeidet gjort. Selvfølgelig ønsker de også å gi den samme arbeidsroen til sine kollegaer.

Når telefonen ringer i delt arbeidsrom – eller når man må ringe selv – er det en prøve på egen eller kollegaens arbeidsro. I tillegg er det mange arbeidsoppgaver der bruk av telefon er en vesentlig del av stillingsbeskrivelsen.

Jo åpnere arbeidslokalene er, desto lenger unna hører man telefonlyder. Forstyrrelseseffekten forsterkes enda mer, jo høyere man prater i telefonen.

For trivsel og konsentrasjon i arbeidet er det viktig at arbeidsfellesskapet på forhånd har avtalt hvordan man ordner telefonsamtaler og andre arbeidsoppgaver som genererer lyd i et åpent rom. For eksempel kan man avtale i fellesskap om man kan snakke i telefon på eget kontorplass, om man skal flytte seg til separate telefonbåser eller møterom, eller forlate arbeidsrommet helt og for eksempel gå til lobbyen for å ta dem.

Avbruddene spiser opp en hel måned med effektivitet per år – og det per arbeidstaker!

Det tar cirka 15 minutter for konsentrasjonen å komme tilbake til samme nivå som før avbrudd. Telefonsamtaler er ikke de eneste potensielle konsentrasjonsrøverne i arbeidsmiljøet – på samme måte kan skriverlyden, rassel fra matpakkeomslag, sterke lukter eller kollegaer som beveger seg rundt i rommet få ansatte til å miste fokuset. Hvordan man oppfatter forstyrrelsene er subjektivt: ulike mennesker opplever det samme miljøet og de samme forholdene på forskjellige måter.

Allikevel: om man ikke kan konsentrere seg i arbeidsmiljøet, og medarbeiderne har tanker som vandrer hit og dit, har dette en direkte påvirkning på effektivitet og dermed på arbeidets produktivitet.

Og avbrudd i åpne kontorlandskap blir det i snitt 36 minutter per dag per ansatt. Det utgjør tre timer per uke, 12 timer per måned.

Nesten én måned per år. Per ansatt.

Arbeidsmiljø i orden

Den sentrale forutsetningen for arbeidsmiljøets fuksjonalitet er at arbeidslokalene er planlagt for å dekke de kravene og spesielle behov som medarbeidere og deres arbeidsoppgaver stiller. I denne helheten er akustikk, plassering av kontorplasser og minimering av visuelle forstyrrelser viktige faktorer, så som felles handlingsmåter som man har blitt enig om.

I tillegg må man kunne gjenkjenne og innse at åpne arbeidslokaler ikke passer til alle arbeidsoppgaver, som for eksempel spesialistarbeid som krever uavbrutt konsentrasjon eller oppgaver der det er behov for privatsfære og fortrolighet.

Hvis man likevel har funnet ut at det åpne kontorlandskapet støtter arbeidsfellesskapets daglige arbeid, er det sentralt å blir enig om og å følge felles handlingsmåter.

Enkle kontorregler som alle kan spille med på

De beste reglene er enkle og logiske og inviterer alle til å følge dem. De er lett å ta inn over seg, for eksempel offside-reglene i lagspill eller det å kjøre i rundkjøring med flere kjørefelt.

Jo mer kompliserte reglene er, desto lettere begynner man på grunn av tidspress å unngå dem.

Heldigvis er det lett å holde kontorregelsettet enkelt, for eksempel ved å starte fra denne malen:

• ikke snakk over skilleveggene, men gå til kollegaen for å samtale – for å utveksle mer enn et par ord går man til et stillerom
  
  
• telefoner (og annet utstyr) skrus lydløse, og når man forlater kontorplassen tar man telefonen med seg, slik at den ikke tilfeldigvis begynner å vibrere på arbeidsbordet
  
  
• alltid når det er mulig tar man telefonsamtaler i telefonbåsen
  
  
• man kan ikke reservere telefonbåser og stillerom – slik forsikrer man at de er alltid fritt tilgjengelige for dem som behøver dem (se til at det er tilstrekkelig med ulike rom)

Multifunksjonskontor har vanligvis et område for stille arbeid. Hvis dette ikke fins i lokalitetene, kan medarbeiderne avtale i fellesskap om visse klokkeslett som hver dag blir viet til å være stille timer. Da kan hver og en konsentrere seg om sitt eget arbeide uten å være bekymret for å bli forstyrret.