Kunnskapsarbeid i støyende omgivelser tærer på effektivitet og trivsel

I fysiske arbeidsoppgaver er såvel egne som arbeidskollegaers arbeidslyder en vesentlig del av arbeidsmiljøet, men i kunnskapsarbeid er situasjonen tvert motsatt.

Eksperten mister sin konsentrasjon og arbeidet blir avbrutt hvis kollegaene diskuterer sånn at vedkommende hører. Når man hører noen prate er det et naturlig ønske å lytte til og kjenne igjen samtaleemnet.

Mangelfull konsentrasjon minsker arbeidseffektiviteten.

Samtaler og diskusjoner er ikke de eneste forstyrrende elementer i et arbeidsmiljø. Konsentrasjonen svekkes også av andre slike lyder som vekker eksperten fra sin fokusboble: lyder av oppussing, steg, telefoner som ringer, rassel av matpakkeomslag… Det er selvfølgelig individuelt hva som hver medarbeider legger merke til – noen klarer å konsentrere seg i det meste av støy, andre derimot trives best i musestille omgivelser. Å utføre kunnskapsarbeid er som kjent spesielt krevende i multifunksjonsrom, dvs. i åpne kontorlandskap. Grunnen til dette er klar: i et åpent rom beveger lydene seg uten hinder og kan høres også over lange avstander.

Avbrudd minsker arbeidseffektivitet og påvirker trivsel på arbeidet

Undersøkelser har vist at det tar cirka 15 minutter for konsentrasjonen å komme tilbake til samme nivå som før avbruddet. Dette betyr at bare fire avbrudd er nok til å spise opp en hel times effektiv arbeidstid i løpet av dagen.

I tillegg er fire avbrudd per dag nokså lite. Hvor mange ganger i løpet av en dag hører vel spesialisten dette: «Hei, en liten sak – har du litt tid?» Eller hvor mange ganger blir tankene avbrudd av en telefonsamtale, e-post eller direktemelding? Det er overraskende mange slike avbrudd i løpet av en kunnskapsarbeiders arbeidsdag.

Konsentrasjonsvansker påvirker også, tillegg til nedgang i arbeidseffektivitet, kunnskapsarbeiderens trivsel i arbeidet. Oppgavene har kanskje ikke den fremgangen som man selv skulle ønske, og for å få ting ferdig må spesialisten kanskje vie kveldene og helgene til arbeidsoppgaver. Det blir mer stress, og arbeidet kjennes mer belastende enn hva det egentlig er.

I verste fall begynner spesialisten å se seg om etter en ny stilling. Et arbeidsmiljø som ikke støtter kunnskapsarbeid ville da altså koste arbeidsgiveren i form av både ueffektivt arbeid og tap av kompetanse.

Leietakerne forventer at arbeidslokalene gir arbeidsro

For å få et arbeidsmiljø som bedre passer til de ansattes behov har bedriften i praksis to muligheter: enten finne nye, bedre tilpassete arbeidslokaler, eller forsøke å utvikle de nåværende lokalene. De som leier ut arbeidslokaler bør derfor tenke hvilke behov deres nåværende og potensielle kunder har og hvordan lokalitetene passer til dem.

Den optimale situasjonen er når lokalitetene kan skreddersys etter behov. For kunnskapsarbeid er det vesentlig at det er tilgang på tilstrekkelig mange stille arbeidsrom som det fins klare kjøreregler for. Kjerneoppgaven er å gjøre det mulig for arealbrukerne å konsentrere seg: telefonene blir satt lydløse, det skal ikke diskuteres i rommet eller forstyrre andre som arbeider der.

Når det er tilstrekkelig mange stillerom tilgjengelig og det er felles kjøreregler for bruk av dem opplever man nedgang i såvel forstyrrende støy og dens negative følger. Men også kunnskapsarbeidere behøver av og til rom for gruppearbeid, for eksempel samtalerom, diskusjonshjørner eller et åpent landskap der det er lov å føre samtaler.

Fra multifuksjonsrom til multifunksjonskontor

Den moderne lokalitetsmodellen kalles for multifunksjonskontor. Termen ligner veldig mye på multifunksjonsrom, men i praksis skiller de seg fra hverandre som dag og natt: der multifunksjonsrom er et rom som brukes til flere ulike funksjoner, har multifunksjonskontor mange ulike steder for ulike typer av oppgaver.

En på lang sikt effektiv måte å omgjøre rommet raskt og effektivt er å bruke fleksible romløsninger for å dele rommet i soner. I tillegg til dette – eller i tilfelle man ønsker å holde romendringene enklest mulige – finner man løsningen i stillerom som kan fullføres etter rombehov.

Module-rommene kan for eksempel avmonteres ved behov, lagres og settes opp igjen, slik at hver leietaker kan tilbys akkurat den mengden av stillerom som det er behov for, uansett om det dreier seg om telefonbåser, samtalerom eller arbeidsrom.