Ønsker du å øke arbeidsproduktiviteten? Gi hjernen rom til å tenke.

Ved årtusenskiftet begynte åpne kontorlandskap å bli stadig vanligere. Dette ble snart etterfulgt av diskusjonen om problemer ved åpne lokaliteter. Det er bred enighet om at det største, men ikke det eneste, problemet er støy, med derav påfølgende konsentrasjonsvansker.

Utfordringen er såvel irriterende som kostbar. Flere undersøkelser har vist at det tar cirka 15 minutter for konsentrasjonen å komme tilbake til det samme nivået som før den ble avbrutt.

Hvor mange ganger stopper ditt eget arbeid opp i løpet av en dag, en uke, en måned, et år? Å reflektere over dette gir en god pekepinn om hvor mye effektiv arbeidstid og dermed produktivitet som man taper på grunn av avbrudd.

Måten som vi reagerer på avbrudd på, er grunnet på evolusjonen.

Da våre forfedre samlet mat for flere ti tusen år siden, jobbet deres underbevissthet stadig med det de så i sidesynet eller kom for øre. Dette var nødvendig for at de kunne reagere i tilfelle farer truet.

Oppgaver i dagens arbeidsmiljø er svært ulike fra de i steinalderen, men de innebygde beskyttelsesmekanismene våre er enda i bruk. Hos mange i åpent kontorlandskap blir hjernens «varselssystem» aktivert for eksempel av stemmesurr, klingende telefoner eller støy fra nabokontor som er under renovering. Der det for våre forfedre betydde å forberede seg for en kamp om å overleve, betyr det for dagens kontormedarbeidere at arbeidet blir avbrutt.

Fra åpent kontorlandskap til multifunksjonskontor

En stor del av kontorlokalene som ferdigstilles eller blir fornyet i dag er multifunksjonskontorer. Der prøver man å takle de kjente utfordringene med åpne kontorlandskap ved å skape forskjellige arbeidsmiljøer for ulike bruksformål: gruppearbeidsrom for team, rom for stille arbeid, for individuelt arbeid, samtalerom og tilstrekkelig med frittstående kontorplasser.

Idéen bak et multifunksjonskontor er at medarbeiderne får velge sin kontorplass basert på krav som arbeidet for hånden stiller. Klare kjøreregler støtter hvordan de ulike rom brukes, for eksempel hvor og når en kollega får forstyrres eller ikke, eller hvilke oppførsels- og handlingsnormer som knyttes til hvilke rom.

For eksempel for å sikre at stille arbeidsrom er tilgjengelige kan man avtale om at de bare blir brukt når det er behov for ukrenkelig arbeidsro – og at når man forlater rommet i over én time rydder man etter seg og tar med seg sine egne saker og frigjør plassen for den neste bruker.

Funksjonaliteten i åpne rom medhjelper tilgjengeligheten på stille rom

En nøye planlagt romfordeling og felles kjøreregler har en viktig rolle i et velfungerende multifunksjonsmiljø. Minst like viktig enkelfaktor, kanskje til og med den viktigste av dem, er lydhåndtering  som må være i orden i alle rom, fordi uten den kan arbeidsroen rase sammen som et korthus bygd på skjevt underlag.

Lydhåndtering blir enda viktigere i åpne arbeidsrom. Det er gode grunner til å påstå at rommenes funksjonalitet og brukervennlighet er sentrale for hele multifunksjonskontorets funksjonalitet.

Hvis forskjellen mellom arbeidsforholdene i åpne og stille arbeidsrom er som dag og natt kan det bli så stort behov for konsentrasjonsro at personalet forbigår felles kjøreregler og begynner å «reservere» stillerom som personlige kontorplasser. Dette kan lede til friksjon mellom de ansatte.

Hvis det derimot er behagelig å arbeide i åpne rom, beholdes rom for stille arbeid og samtalerom for deres planlagte og avtalte formål.

Funksjonaliteten i det åpne kontorrommet kan lett støttes ved å utruste det med et tilstrekkelig antall lydisolerte stillerom som er lett og raskt tilgjengelige, for eksempel telefonbåser, små samtalerom og andre nødvendige minirom.

Slik begynner de felles kjørereglene å ta form som av seg selv: når det er behov for å snakke i telefon eller holde et lynmøte med en kollega, går man til et stillerom.

Det er også verdt å avtale om at stillerom bare blir brukt når det er nødvendig. Da kan rommene smidig brukes av hele personalet. For stille arbeidsfaser som varer i over en time, kan man flytte seg til et rom for stille arbeid.

Lydisolering først og fremst

Når man sammenligner stillerom er det verdt å legge mest vekt på nettopp lydisolering.

Det at man setter opp fire vegger i midten av et kontorrom, er ikke nok. Rommet må også være effektivt lydisolert for at det skal fremme arbeidsroen i kontorlandskapet.

Telefonbås og samtalerom gjør jobben når pratelyder innenifra ikke høres ut, og lyd utenfra ikke kommer inn. Lydisolering av minirom er den faktoren som avgjør om romløsningen forbedrer lydmiljøet, brukervennligheten og privatsfæren på arbeidsplassen.

Derfor lønner det seg å ta en ekspert med i en tidlig fase i planleggingen – og selvfølgelig selv teste lydisoleringen i minirommene som skal sammenlignes.